Skoletjenestens persondatapolitik 

Formålet med skoletjenestens persondatapolitik er at forklare hvordan og med hvilket formål vi indsamler og behandler personoplysninger i forbindelse med projekttilmelding. Desuden hvordan oplysningernes behandles og beskyttes.

Indsamling af oplysninger:

Læreren tilmelder sin klasse til et projekt, et event mv. ved at benytte tilmeldingsformularen på hjemmeside www.skolekirkeslagelse.dk. 

Lærere angiver ved projekttilmelding følgende oplysninger:

• Ønsket projekt, event mv. 
• Skolens navn
• Klassens navn
• Antal elever
• Lærerens navn
• Lærerens e-mail
• Lærerens telefonnummer

Projektets navn angiver hvilket projekt læreren ønsker at tilmelde sig. Lærerens oplysninger kobles til dette projekt. 

Skolens navn og lærerens navn benyttes i forbindelse med levering af det fysiske projektmateriale til skolen. 

Klassens navn bruges til at holde styr på, at lærer tilmelder rette alderstrin til de tiltænkte i de forskellige projekter. 

Antallet af elever bruges til at medsende det nødvendige antal elevmaterialer, når sådanne er indeholdt i projektet, samt holde styr på antallet ikke overstiger et max. ved tilmelding til et event. 

Lærerens e-mail bruges til projektkoordinering. Fx orientering om hvornår læreren modtager projektmaterialerne, til at udsende links til projekthjemmesider og til at koordinere ”ud af huset besøg” mv. 

Lærerens navn og mail bruges også til korrekt angivelse af antal lærere, der anvender vores materialer til årlig Copydan indberetning jf. skoletjenestens copydanaftale.

Behandling af data: 

• Lærerens navn, e-mail og telefonnummer bliver ikke videregivet til samarbejdspartnere, hvis læreren har ønsket ud af huset besøg eller kursusdeltagelse mv. medmindre dette er nødvendigt af hensyn til eksterne samarbejdspartnere. 
• Skoletjenestens bestyrelse orienteres vedrørende antal af og hvilke skoler, der anvender anvender Skoletjenestens materialer. Andre informationer gives ikke videre.
• Skoletjenesten beholder kommentarer offentliggjorte på Skoletjenestens Instagramside. Disse slettes kun på forespørgsel.

Opbevaring, behandling og beskyttelse af oplysninger:

• De oplysninger læreren angiver ved projekttilmelding ligger på en lukket statistikside under skoletjenestens hjemmeside. Kun medarbejdere har adgang til siden.
• Oplysningerne opbevares i 3 år, fra det skoleår, hvor projektet første gang afvikles. 
• Ved skoleårets afslutning efter 3. år slettes alle info på alle lærere fra statistiksiden. Skolenavn og kommunenavn slettes kun, såfremt Skoletjenesten bliver bekendt med skolens lukning eller kommunens/skolens sammenlægning med anden kommune/andre skoler.
• Hvis man ønsker at få skolens navn slettet fra listen over projekttilmeldinger eller ønsker sine kontaktoplysninger for indeværende skoleår slettet inden sommerferien, kontaktes skoletjenesten. Samme gælder for samarbejdspartnere i projekterne.

Computer, telefon og mailpolitik:

• Skoletjenestens ansatte sletter en gang om året (juni-juli) mails, der er ældre end 5 år eller andre mails, der ikke længere er relevante at gemme. Dette gælder både mails på de to telefoner og de tre computere på kontoret. Det samme gælder eventuelle sms’er på telefonerne. 
• Der findes adgangskoder på de devises skoletjenesten anvender. Koder ligger ikke synlige på kontoret. Der findes antivirus på alle computere samt arbejdstelefoner. 
• Arbejdsrelaterede sms’er slettes efter endt behov eller forespørgsel fra afsender.

Nyansatte og fratrådte ansatte i skoletjenesten: 

• Ved nyansættelser sættes den ny ind i GDPR for skoletjenesten og opretter koder på computer og telefon udleveret af arbejdet. Nyansatte underskriver tidligere persondatapolitik inkl. godkendelse af dennes navn og billeder på vores socialemedier, hjemmeside, i mail, referater fra bestyrelsesmøder samt i årsplaner og kirkebesøgshæfter, så længe vedkommende er ansat i skoletjenesten.
• Ved fratrædelse slettes om muligt alle mails, billeder, sms’er og kommentarer fra vedkommende på skoletjenestens hjemmeside, mails og på kontoret. 
• Øvrige GDPR-forhold reletateret til ansættelse, håndteres af provstiet. 

Se kontaktinfo for Folkekirkens Skoletjeneste i Slagelse på hjemmesiden.